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檔案管理辦法
2018-3-12 0:00:00

       

景德鎮陶瓷職業技術學院檔案管理辦法

第一章 文件歸檔

 

第一條 實行檔案集中統一管理的原則,按檔案法的有關規定,由各部門收集齊全,并進行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關,分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。

第二條 歸檔范圍。凡屬各職能部門工作中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子文件等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

第三條 歸檔時間。各部門要按時收集、整理各類文件材料。文書檔案、歸檔文件材料應在次年三月底前收集齊全,六月底前整理歸檔完畢。會計檔案在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿后,由會計機構編制清單,將材料一并移交綜合檔案室統一保管。基建檔案在工程竣工后三個月內歸檔。業務檔案在項目結束后歸檔。儀器設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。采用邏輯歸檔的電子文件實時進行,并定期完成整理歸檔,采用整理歸檔的電子文件定期進行。

第四條 歸檔要求。凡歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確、行文規范、書寫工整、字跡清晰、簽署手續完備,手寫材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水,打印件采用激光打印機,電子文件的脫機載體使用光盤。不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、針式打印機或噴墨打印機、軟磁盤等。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件,會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明(內容、時間、地點、人物、拍攝者),音像帶要附內容提要和解說詞,電子文件要求真實、完整,并準確說明配套的軟硬件環境,且使用標準化的文件格式,傳真件須以復印件形式存檔。

 

 

第二章 檔案管理

 

第五條 檔案分類。學校檔案類別主要按照年度和問題分類,其中各部門文件材料的歸檔范圍是:

(一)黨群類DQ):主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

(二)行政類(XZ):主要包括學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要;上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

(三)學生類(XS):主要包括高等學校培養的學歷教育學生的檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

(四)教學類(JX):主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關規定執行。

(五)科研類(KY):按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發[1987]6號)執行。

(六)基本建設類(JJ):按國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發[1988]4號)執行。

(七)儀器設備類(SB):主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

()出版物類(CB):主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

()外事類(WS):主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料;學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

(十)財會類(CK):按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)執行。

學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

  學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求,組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷,編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。

  歸檔的檔案材料應當質地優良,書繪工整,聲像清晰,符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。

  學校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。

  學校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》,確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案,經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后,予以銷毀。未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。

第十條 歸檔份數。學院發文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應門類檔案,另一份編制“學院發文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。電子檔案脫機保存三套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保管。其他各類檔案均歸檔一份。

第十一條 歸檔手續。各部門整理歸檔后按規定移交綜合檔案,并履行交接手續、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。

十二  學校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術,防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案,應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化,加工成電子檔案保管。

十三  學校檔案由校檔案機構保管。在國家需要時,學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

十四  學校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度,并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

 

 

第三章 檔案保密

 

第十五條 檔案人員必須嚴格遵守保密紀律,自覺執行《中華人民共和國保密法》以及黨和國家規定的各項保密制度,依法辦事。

第十六條 檔案人員必須加強自身修養,牢固樹立保密意識,忠于職守,不將檔案帶到公共場所,不將檔案帶回家中,不得與無關人員談論檔案內容。

第十七條 對保密檔案或未經領導批準利用的檔案不得擅自提供和擴大使用范圍,確保檔案資料的政治安全,不發生檔案資料被竊和失密事故。

第十八條 查閱保密檔案,必須嚴格執行審批手續,非經本單位領導批準不得調閱。

第十九條 檔案一般不得外借,只限在閱檔室查閱,如確需借出室外,如需復印、摘抄檔案內容的須經學校分管以上(含)領導批準;由檔案管理人員做出詳細借閱、復印、摘抄記錄。檔案管理人員有責任告知閱檔者不得向無關人員談論泄露有關查閱內容,以確保檔案安全。一旦發現檔案內容泄密事件,學校將追究相關人員責任。

第二十條 外單位查閱本單位檔案,必須持有單位介紹信,否則不予接待。要摘抄或復制有關檔案內容的,需經學院分管以上(含)領導批準,并由檔案管理人員做出詳細摘抄或復制記錄。摘抄或復制內容需經檔案工作人員審核,有保密內容的,利用者必須送所在單位文書處理人員進行登記。

第二十一條 查找提供檔案一律由檔案人員進行,非檔案人員嚴禁進入庫房內。

第二十二條 檔案材料的轉遞可按機要文件轉遞要求辦理。

第二十八條 經鑒定需銷毀的保密文件資料,必須編造清冊,經領導批準后按保密規定統一組織銷毀。

第二十三條 發生泄密事件,及時上報,立即追查,視情節輕重進行處理。

 

第四章 檔案保管

 

第二十四條 嚴格執行《檔案法》有關加強檔案管理的要求,增強法制觀念,依法辦事,保管好本部門的全部檔案。

第二十五條 檔案與檔案庫房由專人管理,無關人員不得擅自進入檔案庫房。

第二十六條 及時做好檔案資料的收進和移出登記,建立健全檔案工作基本情況臺賬。

第二十七條 定期檢查檔案的保管狀況,對破損或變質的檔案及時修補,復制或進行其它技術處理。

第二十八條 切實采取措施,做好檔案庫房的防潮、防火、防霉、防塵、高溫、防盜、防光、防蟲、防磁等安全保護工作。

第二十九條 庫房要保持整潔、檔案柜箱排列整齊統一,分類有明顯標志。

第三十條 定期做好溫、濕度的測記工作,發現問題及時采取有效措施進行處理。

第三十一條 定期檢查檔案保管設施,做好設備的維護工作,確保器械正常運行。

 

第五章 檔案利用

 

第三十二條 領導和各職能部門因工作需要,均可查閱本室的檔案。

第三十三條 查閱非本職能部門工作的檔案及單位會議記錄、紀要 (黨組、辦公會議)、需經分管領導批準后方可查閱。

第三十四條 外單位查閱本單位檔案,需持單位介紹信,經分管領導審批后方可查閱。

第三十五條 檔案一般限在閱檔室使用,確因工作需要借出使用,必須經分管領導批準,一次借出數量不得超過一卷并在一周內歸還。

第三十六條 查(借)、閱本室檔案,必須履行借閱登記手續,并及時向檔案室反饋利用效果。檔案人員應做好檔案利用情況的記載和統計,并在年底匯編利用效果典型事例。

第三十七條 閱檔人員必須愛護檔案,不得私拆、損壞、污染、涂改檔案。

第三十八條 閱檔人員不得閱看或摘抄查閱范圍以外的檔案。檔案人員對閱檔人摘抄的材料應予以認真核對。

第三十九條 凡需要復制、摘抄的檔案,必須加蓋公章,方可生效。

 

第六章 檔案鑒定銷毀

 

第四十條 建立學檔案鑒定銷毀領導小組,檔案鑒定銷毀領導小組負責對已到期的各類檔案進行鑒定、審核、銷毀工作。

第四十一條 根據國家檔案局對檔案保管期限的有關規定,制定學院各類檔案保管期限表。并準確判定檔案的存毀。

第四十二條 鑒定工作由鑒定小組負責。對已到保管期限的檔案,應逐卷逐件進行鑒定;具有繼續保存價值的檔案材料,要重新確定保管期限,組卷保存;確已失去保存價值的檔案材料,要編制銷毀冊一式兩份,編制檔案鑒定工作方案與鑒定工作報告。報學主管領導批準后方可銷毀。

第四十三條 鑒定工作原則上每年進行一次,銷毀剔除檔案,必須由兩人以上在指定地點由專人銷毀,并在銷毀清冊上簽署姓名和銷毀日期。

第四十四條 非經檔案鑒定小組審核批準,嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類檔案材料。

 

第七章    

 

第四十五條  本辦法僅適用于景德鎮陶瓷職業技術學院。

第四十六條  學校可以根據本辦法制訂實施細則。

第四十七條  本辦法自發布之日起施行。